DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y RECIBOS

Las compras de la materia prima para la elaboración de alimentos es también otro punto fundamental en la economía de un restaurante y de un hotel.

En la jefatura del departamento de compras el propósito general es determinar las inversiones futuras que mejor convengan para el pronto crecimiento de la empresa y faciliten el cumplimiento de sus objetivos.

            Localizar y adquirir al mejor costo, productos que la empresa no pueda producir. Realizar una amplia investigación de mercados para contactar a los mejores proveedores tanto para servicios como para la compra de productos.

Hacer las compras necesarias para cada departamento, evitando que la falta de ellos interfiera con el cumplimiento de sus objetivos.

             Mientras que los resultados son buscar los productos con mejor precio sin que esto afecte su calidad.

Crear políticas de calidad tanto para proveedores de servicios como para las empresas o personas que nos suplan de algún producto.

Propone todos los posibles prospectos de coaliciones o contratos que puedan ser benéficos con algunos proveedores para la empresa.

En la toma de decisiones se debe evaluar las ventajas y desventajas de tomar o rechazar algunos proyectos de inversión, de forma que la empresa siempre obtenga el mejor beneficio de estas decisiones.

Decidir que empresas serán nuestros proveedores de acuerdo a la investigación de mercados que este realice.

Decidir el sueldo de sus asistentes y personal de carga o trabajo pesado que son contratados únicamente por temporadas.

              Como ya sabemos, el chef de cocina es el responsable de las compras que deberán realizarse tomando en cuenta los siguientes puntos: 

1.    Requerimiento diario. Abarca todos los productos frescos que necesitan una elaboración inmediata o casi inmediata para que no ocasionen mermas. Por ejemplo: carnes, verduras, pecados, etc. Para este tipo de productos es necesario estipulas días específicos de la semana para su abastecimiento, que varían dependiendo del volumen de trabajo que tenga el establecimiento.

2.    Requerimientos periódicos. Comprenden todos los productos enlatados, secos, congelados, harinas, pastas, etc., que en definitiva no representan merma alguna, estos productos podrán comprarse cada semana, cada 15 días o hasta cada es, siempre y cuando se dispongo de almacenes o congeladores adecuados para su almacenamiento; con base en el trabajo disponible u el volumen de trabajo se podrán fijar fechas especificas de compra.

3.    Calidad y precio. Una correcta relación con los proveedores es muy importante, de hecho, es necesario estar enterado de los precios en el mercado; pedirá veces fuertes descuentos en las compras de la materia prima nos da como resultado calidad muy baja finalmente se termina gastando mas.

4.    Posibilidad de control en gestión. Lo que se quiere explicar con esta definición es el adquirir algún tipo de producto de temporada, de optima calidad y a un precio muy bajo, por tanto, el chef de cocina deberá estar muy atento en las diferentes épocas del año para dar una rotación apropiada a sus menús y aprovechar así todas esas situaciones.

En conclusión las principales funciones en un departamento de compras son:

·     Listas de precios con o sin impuestos.

·     Control de descuentos, bonificaciones, recargos administración de compras y cambios de precios al facturar.

·     facturación (cotizaciones, pedidos, remitos, facturas, notas de crédito y notas de débito).

·     Compras (notas de pedidos, cotizaciones, comparación de cotizaciones, órdenes de administración de compras (compra, remitos y facturas) .

·     Comisiones por vendedor, cliente y artículos.

·     Liquidación de comisiones a representantes por ventas.

·     Emisión de comprobantes por lote.

·     Manejo de administración de compras sujetos no categorizados y monotributo.

·     Régimen de percepciones en la facturación.

·     Retenciones a proveedores.

·     Control de créditos de clientes.

·     Control de stock por unidades y administración de compras envases.

·     Fichas de Clientes, proveedores, representantes, transportistas, vendedores.

·     Cuentas corrientes de clientes y proveedores.

·     Multidepósitos.

·     Administración de conjuntos, unidad de medida.

·     Múltiples turnos administración de compras y cajeros.

·     Gestión de bancos: depósitos, extracciones, débitos y créditos.

·     Conciliación de cuentas bancarias.

·     Informes de rentabilidad.

·     Estadísticas de venta y de compra por múltiples administración de compras criterios.

·     Suspensión de clientes, y productos.

·     Costos: PPP, LIFO, Costo de última compra y Costo estándar.

·     Maestro de artículos.

·     Agrupamientos y subagrupamientos de artículos.

                       

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COMPRAS Y RECIBOS

El departamento de compras es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado. Este departamento anteriormente estaba delegado a otros departamentos principalmente al de producción debido a que no se le daba la importancia que requiere el mismo; puesto que debe de proporcionar a cada departamento de todo lo necesario para realizar las operaciones de la organización.
Importancia del Departamento de Compras

Toda empresa tiene un departamento de compras, en él recaen las responsabilidades de adquirir los insumos (materia primas, partes, herramientas, artículos de oficina y equipo) indispensable para la producción de bienes y servicios, poniendo mucha atención para conseguirlos.
Los recursos materiales son guardados en el almacén y con posterioridad se surten a los departamentos que lo requieran. Por otra parte, el departamento de compras puede tener una aportación a la productividad, mediante prácticas de ahorro en el costo de los recursos materiales y servicios adquiridos, por ejemplo, adquiriendo materiales a bajos precios y de buena calidad, lo cual rendirá en costos más bajos.
Objetivos del Departamento de Compras

· Comprar los materiales para los propósitos buscados
· Tener los materiales disponibles en el tiempo que son requeridos.
· Asegurar la cantidad de materiales indispensables.
· Procurar materiales al precio mas bajo posible, compatible con la calidad y el servicio requerido.
· Controlar que la calidad de los materiales sea la requerida.
· Proveerse de más de una fuente, en previsión de cualquier emergencia que impida la entrega de un proveedor.
· Anticipar alteraciones en precios, por diferencias en las cotizaciones monetarias, inflación o escases.
· Hacer el seguimiento del flujo de las órdenes de compras coladas.

Factores en la decisión de una compra

Los tres principales factores en la decisión de una compra son:
1. La calidad
2. La funcionalidad
3. El precio
1. La calidad

No se mide por el precio, ha sido comprobado tantas veces que el mayor precio por si mismo no denota mayor calidad en el producto.
2. El precio
Es importante pero no imperativo para decidir hacer o no una compra, lo cual indica que ya no es una guía confiable para un comprador.
En la medida que un producto de alta calidad es requerido por un cliente el proveedor se vuelve una parte importante de esta calidad, por lo tanto, el área de compras no puede basar solamente su elección en el precio, más bien debe analizar directamente el impacto total del costo, lo que esto significa es que en este mercado que más bien está moviéndose por la calidad, se requiere un esfuerzo muy importante desde el diseño para lograr la calidad que el cliente esta solicitando.
El área de compras tiene la obligación de comprar justo los materiales que ayuden a abatir los costos de producción para que ésta resulte de la calidad apropiada a las necesidades de los clientes de la empresa.
En la medida que en una empresa se busca mayor calidad en sus productos, el costo de producción se incrementa y de esta manera el valor agregado al cliente disminuye, ya que es él quien finalmente percibe la calidad y el valor del producto.

3. Funcionalidad

Como en todo proceso de compras el primer paso para preparar las especificaciones es: analizar las partes o materiales y determinar que función van a desarrollar en beneficio del producto final.
Escribir sobre las especificaciones alrededor de un diseño o describir solamente sus características no es la aproximación adecuada, lo importante es definir qué función van a tener dentro del producto, para lograr el nivel de calidad deseado, esta función debe ser descrita correcta y claramente para asegurar que el proveedor trate de igualar la calidad de acuerdo a la utilidad que se espera de su producto o servicio.

Políticas de compras
Las políticas dentro del departamento de compras, las debe de emitir el gerente y estas deben estar acordes con las políticas generales de la empresa. Los principales aspectos que deben considerarse para integrar las políticas de compras son:
1. Deben estar claramente expuestas.
2. Ser razonables y fáciles de llevar a la práctica.
3. Indicar los factores limitativos y determinantes.
4. Toda decisión y aplicación debe basarse en ideas bien concebidas.
Funciones de Departamento de Compras

· Adquisiciones

Acción que consiste en adquirir los insumos, materiales y equipo, necesarios para el logro de los objetivos de la empresa, los cuales deben ajustarse a los siguientes lineamientos: precio, calidad, cantidad, condiciones de entrega y condiciones de pago; una vez recibidas las mercancías es necesario verificar que cumplan con los requisitos antes mencionados, y por último aceptarlas.
· Guarda y Almacenaje

Es el proceso de recepción, clasificación, inventario y control de las mercancías de acuerdo a las dimensiones de las mismas (peso y medidas).
· Proveer a las demás áreas

Una vez que el departamento de compras se ha suministrado de todos los materiales necesarios, es su obligación proveer a las demás áreas tomando en cuenta: la clase. Cantidad y dimensiones de las mismas.

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SERVICIO AL CLIENTE

Los hoteles presentan una posibilidad extraordinaria para dar servicio al cliente. Los “momentos de la verdad” vividos por el cliente en los hoteles son innumerables, y cada instante de su estadía es una prueba de fuego para la calidad del servicio que recibe.

Es que cuando un huésped se encuentra alojado en un hotel siempre está en una condición de alta sensibilidad. La situación que lo ha llevado hasta allí es, o una necesidad de descanso, de recreación, de dispersión, en el caso de un viaje de placer o vacaciones, o bien la necesidad de alojarse en otro lugar diferente a su hogar por algún motivo laboral o circunstancial. En ambas situaciones tiene una necesidad imperiosa de sentirse “como en su casa”, y hasta mejor que en su casa. Éste es el desafío de la empresa hotelera.

Por otro lado, el tiempo de permanencia del cliente en el hotel es generalmente extenso, transcurriendo largas horas en el establecimiento y realizando una gran variedad de actividades allí. Piensa en que un huésped que llega a las 20hs de un día viernes y se aloja con su familia hasta el día lunes a las 9hs. El sábado y el domingo se ausentan durante el día para realizar paseos, digamos 10 horas cada día. Esta familia ha permanecido en el hotel ¡41 horas! ¿En qué otro servicio se debe mantener un contacto tan extenso con el cliente? Además de esto, algunas de las actividades que realizaron allí fueron: estacionar el vehículo y dirigirse a recepción, realizar el check in, acomodar su equipaje en la habitación, bañarse y bañar a los niños, cambiarse, mirar un programa de televisión, salir a cenar al restaurante del hotel, dormir a los niños (si son pequeños es todo un desafío en un lugar extraño a su hogar), buscar información sobre lugares a visitar, desayunar, etc, etc. Fíjate que muchas de estas actividades son algo incómodas por el hecho de estar en un lugar diferente al hogar (ej. acomodar su ropa), mientras que otras gozan de mayor comodidad, pero aún así compiten en calidad con la de su propio hogar (ej. El desayuno: “no hay como el café que prepara papá”).

Entonces, ¿qué hacer para gestionar adecuadamente esos sucesivos e innumerables instantes, a fin de dar realmente un servicio de calidad al cliente en los hoteles? Considero que una capacidad de respuesta. Los autores Parasuraman, Zeithaml y Berry nos hablan de ella como una de las dimensiones de la calidad en el servicio. Se define como la “disposición y voluntad de los empleados para ayudar al cliente y proporcionar el servicio”. Es decir, estar siempre atentos a sus necesidades por sobre otras actividades. Y el secreto para hacerlo adecuadamente es involucrar a cada uno de los empleados del hotelen este desafío. El huésped no tiene que llegar a dirigirse al recepcionista para comunicarle que hay una pérdida de agua en el lavatorio del baño. Si la mucama pasó antes por allí, ella debe inmediatamente advertirlo y elevar el tema para ser resuelto. O si un niño derramó jugo sobre la mesa, cualquier empleado que lo haya advertido debe dar aviso a quien corresponda para remediar el daño.

de las claves para este rubro es la

Te cuento una experiencia que me transmitió el protagonista de esta historia, donde se pone en evidencia cómo la acción oportuna de un empleado termina resolviendo una situación que quizás hubiera pasado inadvertida y hubiera opacado la experiencia de la estadía de estos huéspedes.

Llega un matrimonio a un hotel de un país extranjero. Vienen conversando entre ellos y el portero, al abrirles la puerta, los saluda, e inmediatamente les pregunta si tienen algún inconveniente, ya que advierte que traen un gesto de preocupación. Efectivamente, este matrimonio había extraviado su equipaje en el aeropuerto y venían conversando sobre ese inconveniente. Inmediatamente el portero los conduce a la recepción y explica la situación a la recepcionista, quien toma el tema y comienza a ocuparse personalmente. Luego los recibe la encargada de relaciones públicas del hotel, quien les informa que harán las gestiones correspondientes para recuperar su equipaje. Dado que esa noche tenían entradas para acudir a un espectáculo, también se ocupan de ofrecerles vestimenta apropiada a la ocasión, asesorándolos en qué prendas necesitarían comprar como mínimo para estar acordes al evento. Al día siguiente contaban ya con su equipaje en el hotel.

¿Qué vemos aquí? Capacidad de respuesta por todos lados, en cada uno de los empleados del hotel. Pero no solo eso, sino que el disparador de todo fue la sensibilidad del portero para detectar ese inconveniente, y actuar inmediatamente. Él no se preguntó si le correspondía esa tarea, sino que vio un problema y buscó solucionarlo. No sabemos qué hubiera sucedido si él no decía nada y llegaban a recepción, si la recepcionista lo hubiera advertido o ellos lo hubieran comunicado. Lo cierto es que este matrimonio desde el primer paso que dieron dentro del hotel percibió un servicio de calidad.

Si tienes un hotel te preguntarás,

• ¿serán mis empleados capaces de reaccionar de esta manera?
• ¿cómo están preparados no sólo para detectar inconvenientes, sino para resolverlos efectivamente?

Te invito a que evalúes estos aspectos en la formación y predisposición de tu personal y te dediques a fortalecerlos mediante su concientización, capacitación, la generación de sistemas capaces de responder y la mejora de la comunicación interna.

Te invito a descubrir un sistema que te permitirá implementar una exitosa estrategia de servicio, evitando al máximo la resistencia de quienes tienen que involucrarse: tu equipo.

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LAS 7 MARAVILLAS DEL MUNDO MODERNO

Chichén Itzá (en maya: Chichén Itzá, ‘Boca-del-pozo (chinché) de los brujos-de-agua (Itzá)’) es uno de los principales sitios arqueológicos de la península de Yucatán, en México, ubicado en el municipio de Tinum, en el estado de Yucatán. Vestigio importante y renombrado de la civilización maya, las edificaciones principales que ahí perduran corresponden al periodo denominado clásico tardío o postclásico temprano (800-1100 DC.).

La arquitectura monumental que ha llegado hasta nuestros días, que es emblemática del yacimiento, tiene una clara influencia tolteca. El dios que preside el sitio, según la mitología maya, es Kukulcán, representación maya de Quetzalcóatl, dios tomado del panteón de la cultura tolteca.

Chichén Itzá fue una ciudad o un centro ceremonial, que pasó por diversas épocas constructivas e influencias de los distintos pueblos que la ocuparon y que la impulsaron desde su fundación.

La zona arqueológica de Chichén Itzá fue inscrita en la lista del Patrimonio de la Humanidad por la Unesco en 1988. El 7 de julio de 2007, el Templo de Kukulcán, ubicado en Chichén Itzá, fue reconocido como una de Las nuevas siete maravillas del mundo moderno, por una iniciativa privada sin el apoyo de la Unesco, pero con el reconocimiento de millones de votantes alrededor del mundo.

El Coliseo (en latín: Amphitheatrum Flavium Romae) es un anfiteatro de la época del Imperio romano, construido en el siglo I d. C. y ubicado en el centro de la ciudad de Roma. Originalmente era denominado Anfiteatro Flavio(Amphitheatrum Flavium), en honor a la Dinastía Flavia de emperadores que lo construyó, y pasó a llamarse Colosseum por una gran estatua que había cerca, el Coloso de Nerón, que no ha llegado hasta nosotros. Por su conservación e historia, el Coliseo es uno de los monumentos más famosos de la antigüedad clásica. Fue declarado Patrimonio de la Humanidad en 1980 por la Unesco y una de Las Nuevas Siete Maravillas del Mundo Moderno el 7 de julio de 2007.

El Cristo Redentor o Cristo de Corcovado es una estatua de 30 metros, con el pedestal de 8 metros, de Jesús de Nazaret con los brazos abiertos mostrando a la ciudad de Río de Janeiro, en Brasil. Está situada a 710 metros sobre el nivel del mar en el Parque Nacional de la Tijuca, en la cima del cerro del Corcovado. Fue inaugurado el 12 de octubre de 1931, después de aproximadamente cinco años de obras.

La Gran Muralla China (chino tradicional: 長城, chino simplificado: 长城, pinyin: Cháng Chéng, "Larga fortaleza", o chino simplificado: 万里长城; chino tradicional: 萬里長城; pinyin: Wànlǐ Chángchéng; literalmente "la larga muralla de 10 000 Li (里)"; 10 000 li = 21 196 km.² En China, 10 000 li representan el "infinito") es una antigua fortificación china construida y reconstruida entre el siglo V a. C. y el siglo XVI (Edad Moderna) para proteger la frontera norte del Imperio chino durante las sucesivas dinastías imperiales de los ataques de los nómadas xiongnu de Mongolia y Manchuria.

Machu Picchu (del quechua sureño machu pikchu, «Montaña Vieja») es el nombre contemporáneo que se da a una llaqta —antiguo poblado andino— incaica construida antes del siglo XV en el promontorio rocoso que une las montañas Machu Picchu y Huayna Picchu en la vertiente oriental de la cordillera Central, al sur del Perú y a 2490 msnm, altitud de su plaza principal. Su nombre original habría sido Llaqtapata.

Petra (en árabe, البتراء al-Batrā´) es un importante enclave arqueológico en Jordania, y la capital del antiguo reino nabateo. El nombre de Petra proviene del griego πέτρα que significa piedra, y su nombre es perfectamente idóneo; no se trata de una ciudad construida con piedra sino, literalmente, excavada y esculpida en la piedra.

El asentamiento de Petra se localiza en un valle angosto, al este del valle de la Aravá que se extiende desde el mar Muerto hasta el Golfo de Aqaba. Los restos más célebres de Petra son sin duda sus construcciones labradas en la misma roca del valle (hemispeos), en particular, los edificios conocidos como el Khazneh (el Tesoro) y el Deir (el Monasterio).

El Taj Mahal (hindi: ताज महल Tāj Mahal, urdu: تاج محل Tāŷ Mahal 'Corona de los Palacios'; /tɑːʒ mə'hɑl/) es un complejo de edificios construido entre 1631 y 1648 en la ciudad de Agra, estado de Uttar Pradesh (India), a orillas del río Yamuna, por el emperador musulmán Shah Jahan de la dinastía mogola. El imponente conjunto se erigió en honor de su esposa favorita, Arjumand Bano Begum —más conocida como Mumtaz Mahal— que murió en el parto de su decimocuarta hija. Se estima que su construcción necesitó el esfuerzo de unos 20 000 obreros.

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