DEPARTAMENTO DE COMPRAS Y RECIBOS

Las compras de la materia prima para la elaboración de alimentos es también otro punto fundamental en la economía de un restaurante y de un hotel.

En la jefatura del departamento de compras el propósito general es determinar las inversiones futuras que mejor convengan para el pronto crecimiento de la empresa y faciliten el cumplimiento de sus objetivos.

            Localizar y adquirir al mejor costo, productos que la empresa no pueda producir. Realizar una amplia investigación de mercados para contactar a los mejores proveedores tanto para servicios como para la compra de productos.

Hacer las compras necesarias para cada departamento, evitando que la falta de ellos interfiera con el cumplimiento de sus objetivos.

             Mientras que los resultados son buscar los productos con mejor precio sin que esto afecte su calidad.

Crear políticas de calidad tanto para proveedores de servicios como para las empresas o personas que nos suplan de algún producto.

Propone todos los posibles prospectos de coaliciones o contratos que puedan ser benéficos con algunos proveedores para la empresa.

En la toma de decisiones se debe evaluar las ventajas y desventajas de tomar o rechazar algunos proyectos de inversión, de forma que la empresa siempre obtenga el mejor beneficio de estas decisiones.

Decidir que empresas serán nuestros proveedores de acuerdo a la investigación de mercados que este realice.

Decidir el sueldo de sus asistentes y personal de carga o trabajo pesado que son contratados únicamente por temporadas.

              Como ya sabemos, el chef de cocina es el responsable de las compras que deberán realizarse tomando en cuenta los siguientes puntos: 

1.    Requerimiento diario. Abarca todos los productos frescos que necesitan una elaboración inmediata o casi inmediata para que no ocasionen mermas. Por ejemplo: carnes, verduras, pecados, etc. Para este tipo de productos es necesario estipulas días específicos de la semana para su abastecimiento, que varían dependiendo del volumen de trabajo que tenga el establecimiento.

2.    Requerimientos periódicos. Comprenden todos los productos enlatados, secos, congelados, harinas, pastas, etc., que en definitiva no representan merma alguna, estos productos podrán comprarse cada semana, cada 15 días o hasta cada es, siempre y cuando se dispongo de almacenes o congeladores adecuados para su almacenamiento; con base en el trabajo disponible u el volumen de trabajo se podrán fijar fechas especificas de compra.

3.    Calidad y precio. Una correcta relación con los proveedores es muy importante, de hecho, es necesario estar enterado de los precios en el mercado; pedirá veces fuertes descuentos en las compras de la materia prima nos da como resultado calidad muy baja finalmente se termina gastando mas.

4.    Posibilidad de control en gestión. Lo que se quiere explicar con esta definición es el adquirir algún tipo de producto de temporada, de optima calidad y a un precio muy bajo, por tanto, el chef de cocina deberá estar muy atento en las diferentes épocas del año para dar una rotación apropiada a sus menús y aprovechar así todas esas situaciones.

En conclusión las principales funciones en un departamento de compras son:

·     Listas de precios con o sin impuestos.

·     Control de descuentos, bonificaciones, recargos administración de compras y cambios de precios al facturar.

·     facturación (cotizaciones, pedidos, remitos, facturas, notas de crédito y notas de débito).

·     Compras (notas de pedidos, cotizaciones, comparación de cotizaciones, órdenes de administración de compras (compra, remitos y facturas) .

·     Comisiones por vendedor, cliente y artículos.

·     Liquidación de comisiones a representantes por ventas.

·     Emisión de comprobantes por lote.

·     Manejo de administración de compras sujetos no categorizados y monotributo.

·     Régimen de percepciones en la facturación.

·     Retenciones a proveedores.

·     Control de créditos de clientes.

·     Control de stock por unidades y administración de compras envases.

·     Fichas de Clientes, proveedores, representantes, transportistas, vendedores.

·     Cuentas corrientes de clientes y proveedores.

·     Multidepósitos.

·     Administración de conjuntos, unidad de medida.

·     Múltiples turnos administración de compras y cajeros.

·     Gestión de bancos: depósitos, extracciones, débitos y créditos.

·     Conciliación de cuentas bancarias.

·     Informes de rentabilidad.

·     Estadísticas de venta y de compra por múltiples administración de compras criterios.

·     Suspensión de clientes, y productos.

·     Costos: PPP, LIFO, Costo de última compra y Costo estándar.

·     Maestro de artículos.

·     Agrupamientos y subagrupamientos de artículos.